Activity Based
Costing
Activity Based Costing is een beproefde calculatiesystematiek, waarmee u
diepgaand inzicht krijgt in herkomst van winsten en verliezen binnen uw
organisatie. Met die systematiek kunt u als het ware verschillende
'doorsnijdingen' maken van uw organisatie voor wat betreft de bijdrage aan het
financiële resultaat; doorsnijdingen bijvoorbeeld naar:
- Klanten: welke
klanten leveren u het meest winst op?
- Producten: zijn er producten die de
organisatie eigenlijk alleen maar geld kosten?
- Afzetkanalen: welke
afzetkanalen dragen het meest bij aan de winst? Hiermee biedt ABC u een handvat
voor het nemen van prestatieverbeterende maatregelen en het verbeteren van uw
concurrentiepositie.
In vogelvlucht nemen wij het instrument "Activity Based Costing"
met u door. Aan de orde komt:
Wat
is Activity Based Costing (ABC)?
Activity Based Costing (ABC) is een kostprijsmethodiek die uitgaat van de
stelling dat kosten veroorzaakt worden door de activiteiten die nodig zijn om
producten te maken c.q klanten te bedienen. Kosten worden dan ook zoveel
mogelijk eerst toegerekend aan activiteiten, en vervolgens aan de producten en
klanten die de vraag naar die activiteiten creëren. Kostentoerekening op basis
van ABC vermindert de vertekening die ontstaat door het gebruik van verkeerde
toerekeningsmethoden en verdeelsleutels, en daarmee de kans dat u verkeerde
beslissingen neemt op basis van gebrekkige informatie.
Is
Activity Based Costing interessant voor uw organisatie?
Invoering van Activity Based Costing kan interessant zijn voor uw organisatie
als u enkele van de volgende stellingen / vragen met "ja" beantwoordt:
· Ons bedrijf produceert veel verschillende producten, levert veel
verschillende diensten of is actief op veel verschillende markten; ·
Concurrenten bieden een vergelijkbaar product aan tegen een veel hogere of juist
veel lagere prijs; · In ons huidige kostprijssysteem hanteren we een hoge
overheadtoeslag; · Wij weten niet zo goed met welke producten, op welke markten
of met welke klanten we geld verdienen, en welke producten of klanten ons juist
geld kosten.
Invoering van ABC kan in bovenstaande gevallen helpen om inzicht te krijgen
waar geld verdient wordt, en waar geld wordt verloren. Bovendien kan (in
aansluiting op een ABC-project) invoering van Activity Based Management u helpen
bij het aanbrengen van focus in het streven naar verlaging van de kostprijs van
uw producten en het verbeteren van uw winstgevendheid. ABM ondersteunt daarbij
door het gebruiken van kosteninformatie over activiteiten om gerichte
verbeteracties te ondernemen, ofwel door de kosten per activiteit te verlagen
ofwel door de (benodigde) omvang van de activiteit proberen te verminderen.
ABC kan interessant zijn voor zowel productiebedrijven, handelsbedrijven als
dienstverlenende bedrijven.
Hoe
voert u een Activity Based Costing project uit?
Het opzetten van een kostprijssysteem volgens ABC betekent dat de volgende
stappen moeten worden uitgevoerd:
Stap
1 Activiteitenanalyse
De activiteitenanalyse richt zich op het in kaart brengen van de activiteiten
van de gehele onderneming, waarbij de benoemde activiteiten over de grenzen van
afdelingen heen kunnen gaan. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de
activiteiten van de uitvoerende afdeling (waar de primaire producten of diensten
worden gemaakt) maar juist ook naar de activiteiten van de ondersteunende
afdelingen.
Stap
2 Definiëren costdrivers
Voor iedere activiteit wordt benoemd welke factor ervoor verantwoordelijk is
dat een activiteit meer of minder vaak moet worden uitgevoerd, en daardoor
verantwoordelijk is voor de hoogte van de kosten die met de betreffende
activiteit samenhangen. Deze kostenveroorzakende factor wordt de activitydriver
of costdriver genoemd.
Traditionele kostprijssysteem gaan bij de toerekening van de met indirecte
activiteiten samenhangende (productie)kosten vaak uit van verdeelsleutels die op
één of andere manier zijn gerelateerd aan de omvang van de productie. Dit
worden volumegerelateerde costdrivers genoemd. Veel kosten stijgen of dalen
echter niet met een stijging of daling van de productie.
In ABC-kostprijssystemen wordt voor de indirecte (productie)kosten dan ook
meer gebruik gemaakt van costdrivers die niet direct zijn gerelateerd aan het
aantal geproduceerde producten. Het bekendste voorbeeld zijn activiteiten die
zijn gerelateerd aan het aantal geproduceerde batches (bijv. het omstellen van
machines bij serieproductie). Het aantal omstellingen is dan de
batchgerelateerde costdriver. Costdrivers kunnen echter ook productgerelateerd
of productlijngerelateerd zijn, bijv. reclamekosten, ontwikkelkosten, etc. In
dat geval is het aanbieden van het betreffende product op een markt de reden dat
de kosten worden gemaakt, en is er geen enkele directe relatie meer met de
productie. Die kosten moeten alleen worden toegerekend aan de producten waarvoor
die kosten worden gemaakt.
Niet alle kosten van een organisatie zijn echter productiekosten of kosten
voor levering van de diensten. Kosten kunnen ook klantgerelateerd zijn (bijv. de
verwerking van verkooporders), marktgerelateerd, distributiekanaalgerelateerd of
bijvoorbeeld regiogerelateerd zijn (bijv. marketingkosten, reclamekosten, etc.).
Indien een 'all-in kostprijs' moet worden berekend als basis voor beslissingen
over een verkoopprijs, zullen ook dergelijke kosten moeten worden toegerekend en
versleuteld over de diverse producten en diensten van het bedrijf. Bij het
beoordelen van de winstgevendheid van klanten of markten zal men dit onderscheid
echter goed in het oog moeten houden.
Stap
3 Kostenanalyse
Bij deze stap wordt geprobeerd om de kosten van de organisatie te relateren
aan de tijdens stap 1 benoemde activiteiten. Van iedere activiteit wordt in
kaart gebracht welke medewerkers daarbij zijn betrokken, hoeveel tijd zij aan de
activiteiten besteden en welke hulpmiddelen (activa en overige kosten) zij
daarbij gebruiken. De daarbij behorende kosten worden vervolgens aan de
activiteiten toegerekend en verzameld in zogenaamde 'costpools', waarbij iedere
activiteit in eerste instantie zijn eigen costpool heeft. Nadat alle kosten zijn
toegerekend aan activiteiten en verzameld in costpools, kunnen de kosten van
activiteiten met eenzelfde costdriver worden samengevoegd tot één costpool.
Dit beperkt de omvang van het kostprijssysteem en vergemakkelijkt het onderhoud
ervan.
Stap
4 Bepalen omvang costdrivers en berekenen kosten per eenheid
Voor ieder van de tijdens stap 2 benoemde costdrivers moet worden bepaald
hoeveel of hoe vaak die costdriver per jaar voorkomt. Nadat de jaarlijkse omvang
van de costdriver is vastgesteld, kan de kostprijs per eenheid costdriver voor
een activiteit worden bepaald door de verzamelde kosten (stap 3) te delen door
het aantal eenheden van de costdriver voor die activiteit (stap 4).
Stap
5 Vaststellen consumptie van costdrivers per geproduceerd product
ABC gaat uit van de veronderstelling dat producten (en klanten) de vraag naar
activiteiten bepalen. Tijdens deze stap wordt dan ook bekeken of, en zo ja, in
welke mate ieder eindproduct van de organisatie gebruik maakt van de eerder
benoemde activiteiten. Dit wordt de 'consumptie van costdrivers per product'
genoemd.
Stap
6 Berekenen kostprijs per geproduceerd product
Door het tijdens stap 5 bepaalde gebruik van activiteiten te vermenigvuldigen
met het bij stap 4 tarief per eenheid gebruik kan de kostprijs per geproduceerd
product of geleverde dienst worden bepaald.
Hoe
organiseert u een Activity Based Costing project?
Het opzetten en uitvoeren van een ABC-project mag niet het primaat zijn van
de financiële afdeling. Inbreng van de financiële afdeling is belangrijk met
betrekking tot de kosteninformatie, maar de inbreng van uitvoerende medewerkers
is minstens zo belangrijk. Als uitvoerders van de activiteiten bezitten zij
belangrijke kennis die nodig is voor het vaststellen van de kosten veroorzakende
factoren (costdrivers), en het aangeven van de tijd die activiteiten vragen en
de hulpmiddelen die daarbij worden gebruikt.
Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de organisatie is één of
meerdere multidisciplinaire projectgroepen de beste aanpak voor een ABC-project.
Ieder van deze projectgroepen kan zich richten op een deel van de activiteiten
van de organisatie, waarbij de deelnemers van de betreffende groepen een
afspiegeling zijn van de activiteiten waar de projectgroepen zich op richten.
Dit hoeven overigens geen grote projectgroepen te zijn. Deelnemers van de
projectgroepen kunnen immers altijd te rade gaan bij hun collega's als de
projectgroep op discussiepunten stuit.
Belangrijk is ook om een stuurgroep te hebben, waar de verschillende lijnen
van de diverse projectgroepen weer samenkomen. De stuurgroep kan eveneens dienen
als het 'hoogste orgaan' voor het doorhakken van knopen.
Een extern consultant kan tijdens een ABC-project ondersteunen door u
informatie te verschaffen over de ABC-methodiek en het begeleiden van de
(project)medewerkers van de organisatie bij het toepassen van de ABC-principes.
Aangezien operationele kennis van de organisatie echter van het grootste belang
is voor een ABC-project, zal er altijd een belangrijke inbreng van de eigen
medewerkers nodig zijn. Vanzelfsprekend dient de consultant gericht te zijn op
het overdragen van de kennis aan medewerkers binnen de organisatie.
Wat
is de doorlooptijd?
De doorlooptijd van een ABC-project in uw organisatie zal sterk afhangen van
de omvang en complexiteit van uw producten- of dienstenpakket. Een eenduidig
antwoord op deze vraag is op voorhand niet echt mogelijk.
Wat
zijn succesfactoren?
Zonder volledig te kunnen zijn volgen hierna de belangrijkste succesfactoren.
· Betrokkenheid en commitment vanuit het senior management · Betrokkenheid van
operationele medewerkers: zij kennen de activiteiten het beste. Het
(gedeeltelijk) vrijstellen van een aantal operationele medewerkers van hun
dagelijkse werkzaamheden voor een ABC-project is dan ook belangrijk; ·
Betrokkenheid van de toekomstige gebruikers van het kostprijssysteem: de beste
manier voor de toekomstige gebruikers om vertrouwen te krijgen in de uitkomsten
van een kostprijscalculatie, is om deel te nemen aan het project · Een goede
mix tussen te veel en te weinig detail: te veel detail leidt tot een
kostprijssysteem dat zo ingewikkeld is dat niemand het meer begrijpt en dat
moeilijk te onderhouden is. Te weinig detail leidt tot een kostprijssysteem met
te veel gemiddeldes, en daardoor minder betrouwbare uitkomsten.
Hoe
voorkomt u dat een ABC-project een eenmalige exercitie wordt?
Om te voorkomen dat een ABC-project een eenmalige actie is die interessante
informatie oplevert maar daarna verzandt, is het van belang om het onderhoud van
de gegevens in een 'ABC-systeem' te verankeren in de organisatie. Vanuit hun
traditionele positie in de organisatie en hun toegankelijkheid tot allerlei
gegevens wordt hier meestal iemand van financiën mee belast, maar betrokkenheid
van uitvoerende medewerkers blijft van belang. Zij zullen immers het beste op de
hoogte zijn van wijzigingen in activiteiten. Door het ontwerpen van een vaste
procedure, het aanwijzen van vaste contactpersonen en het koppelen van het
onderhoud van een ABC-systeem aan vaste momenten (bijvoorbeeld de
budgetprocedure), kan voorkomen worden dat een ABC-project een eenmalige
exercitie wordt.
